มีทักษะการจัดการเป็นเลิศ พนักงานต้อนรับคือหน้าตาของบริษัท เพราะเป็นคนแรกที่ได้พูดคุยกับลูกค้า เป็นคนที่เพื่อนร่วมงานและใครๆ ต่างก็มาถามข้อมูลรวมไปถึงแผนการจัดงานต่างๆ นอกจากงานรับโทรศัพท์และบอกทางให้คนที่เข้ามาในบริษัทแล้ว ยังต้องทำงานร่วมกับลูกค้า จัดการประชุมและงานต่างๆ อีก ด้วยหน้าที่รับผิดชอบเหล่านี้ พนักงานต้อนรับจึงต้องมีทักษะการจัดการเป็นเลิศ สามารถทำงานหลายอย่างได้ในเวลาเดียวกัน ใครที่ไม่สามารถทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้อย่างเป็นระเบียบจะไม่สามารถทำงานในตำแหน่งนี้ได้นานนัก[1]
วิธีที่ดีที่สุดที่จะทำให้ทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยก็คือ การลงทุนสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่สะดวกกับคุณมากที่สุด คุณต้องรู้ว่าเอกสารหรือข้อมูลไหนที่เจ้านาย เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้าต้องใช้บ้าง เก็บเอกสารเหล่านี้แยกแฟ้มทั้งเอกสารที่เป็นกระดาษและที่รวมกันเป็นโฟลเดอร์อยู่ในหน้า Desktop หาวิธีที่จัดเก็บเอกสารที่คุณสามารถทำงานได้สะดวก ถ้ารู้สึกว่าแปะ Post-It สีนีออนไว้น่าจะเวิร์ก ก็แปะเลย
การมีทักษะการจัดการที่ดีรวมไปถึงการมีแรงกระตุ้นในการทำงานด้วย ไม่ต้องให้ใครมาบอกว่าต้องทำอะไรบ้างหรือมาจี้ให้คุณทำงาน ถ้าคุณมีทักษะการจัดการที่ดี คุณจะรู้ว่าแต่ละวันต้องทำอะไรบ้าง และต้องทำงานไหนให้เสร็จก่อน
เก็บเบอร์โทรศัพท์ไว้ใกล้ตัว ไม่ว่าจะเป็นของเพื่อนร่วมงาน นายจ้าง ผู้รับจ้าง ผู้จำหน่าย เบอร์โทรศัพท์ติดต่อกรณีฉุกเฉิน เป็นต้น เพราะคุณต้องได้ใช้แน่ จัดระเบียบเบอร์โทรศัพท์ไว้ให้ดีในสมุดโทรศัพท์หรือในโปรแกรมคอมพิวเตอร์